Design Storyboards
Define elementos paso a paso para llevar las reuniones a resultados productivos.
25 – 70 min – Planificar
¿Qué se logra?
Se pueden eliminar las causas más comunes de las reuniones disfuncionales: propósito común poco claro o inexistente, pérdida de tiempo, participación restrictiva, voces ausentes, pensamiento grupal y participantes frustrados. El proceso de Design Storyboards dibuja un propósito que se vuelve más claro a medida que se combina con microestructuras congruentes. Revela quién necesita ser incluido para una implementación exitosa. Con Design Storyboards invitamos a los participantes del diseño a definir cuidadosamente todos los elementos de microorganización necesarios para lograr su propósito: una invitación estructurante, espacio, materiales, participación, configuraciones grupales y facilitación y asignaciones de tiempo.
Los Design Storyboards evitan que las personas comiencen y ejecuten reuniones sin un diseño explícito. Los buenos diseños producen mejores resultados de lo esperado al descubrir fuentes de innovación tácitas y latentes.
Lo que debes saber para implementar
esta estructura
Especificaciones mínimas
- Invita a un equipo de diseño (un subconjunto representativo del grupo) a crear un plan detallado, que incluya notas visuales, sobre cómo interactuarán los participantes para lograr su propósito
- Una pared vacía con papel o soportes de papel rotafolio
- Post its o Cartas de Estructuras Liberadoras
- Un Design Storyboard en blanco (descarga en el material colateral o crea una siguiendo el ejemplo)
- Todos los involucrados en el diseño y la planificación de la reunión tienen la misma oportunidad de contribuir
- 1-2-4-All o 1-All, en ciclos rápidos para cada uno de los pasos mencionados abajo
- Aclara el propósito de su trabajo conjunto (use Nine Whys si es necesario). (2 a 5 min)
- Describe el enfoque estándar o la microestructura que usarías normalmente para esta sesión (incluido quién participaría normalmente) y evalúa cómo podría tener éxito o fracasar en base al objetivo establecido. (5 a 10 min)
- Reexamina y fortalece la declaración de propósito si es necesario. (2 a 5 min)
- Vuelve a revisar y decide quién necesita participar o involucrarse. (2 a 5 min)
- Haz una lluvia de ideas de microestructuras alternativas (tanto convencionales como liberadoras) que puedan lograr el propósito. Determina si el propósito se puede lograr en un solo paso. Si no, ¿cuál debe ser el propósito del primer paso? Continúa solo con el primer paso. (5 a 10 min)
- Determina qué microestructuras son las más adecuadas para lograr el propósito; elige una más y ten otra de respaldo. (2 a 10 min)
- Decide quién será invitado y quién facilitará la reunión. Anota todas estas decisiones en el guión gráfico en blanco. (2 a 10 min)
- Determina las preguntas y el proceso que utilizarás para evaluar el diseño (p. Ej., ¿Logró el diseño los resultados deseados? ¿Trabajó el grupo de manera productiva? ¿Se abren nuevas posibilidades? Utiliza WHAT? SO WHAT? NOW WHAT?) (2 a 5 min)
- Si necesitas múltiples pasos, consulta con el equipo de diseño y organiza una reunión para trabajar en un StoryBoard de diseño avanzado (mira la descripción a continuación). (5 a 10 min)
¿Por qué? / Propósitos
- Evoca un propósito que sea claro para todos
- Haz que el trabajo en reuniones sea productivo y agradable para todos
- Da a todos la oportunidad de contribuir
- Fomenta la sinergia entre los participantes
- Ayuda a todos a encontrar su papel en la creación del proceso de diseño
- Revela las debilidades de la práctica actual y sal de ella
- Aprovecha todas las fuentes de conocimiento para la innovación (explícito, tácito, latente / emergente)
Sugerencias y trampas
Qué hacer y que no para sacar provecho a esta estructura
- Fomenta y juega seriamente con iteraciones rápidas; repite y profundiza tu diseño
- Como mínimo, trabaja en parejas (un segundo par de ojos y oídos realmente ayuda) o en grupos pequeños
- Usa íconos y bocetos para desarrollar rápidamente la comprensión compartida y las ideas accionables
- Incluye siempre un reporte o resumen del diseño (What? So What? Now What?)
- No escatimes en el tiempo necesario para generar un buen diseño. Un buen diseño reducirá el tiempo de reunión desperdiciado en mucho más de lo necesario para crearlo. Un mal diseño generará frustración
Variaciones
Alternativas y agregados para que pruebes
- Utiliza el mismo enfoque para mapear observaciones etnográficas de una práctica actual
- Usa un gráfico circular para visualizar y equilibrar los objetivos y el flujo de su diseño
Ejemplos
Cómo ha sido aplicada esta estructura
- Para reuniones de gestión de todo tipo.
- Revisiones de proyectos
- Sesiones de clase
- Sesiones de lluvia de ideas
- Reuniones uno a uno
- Planificación de una sesión de aprendizaje para una conferencia
Atribución
Liberating Structure desarrollada por Henri Lipmanowicz y Keith McCandless.
Design Storyboards
Avanzado
Define elementos paso a paso para llevar las iniciativas de transformación e innovación a resultados productivos
18 h, días y más – Planificar
¿Qué se logra?
Puedes evitar muchas de las trampas que convierten las iniciativas de transformación y los proyectos de innovación en fracasos: la falta de un propósito claro y común, en general y para cada etapa de la iniciativa; compromiso y participación inadecuados; voces que son esenciales pero no incluidas; participantes frustrados y no participantes; resistencia al cambio; pensamiento grupal; una implementación que parece una pesadilla para un impacto desproporcionadamente pequeño. Un diseño integral es una serie de diseños básicos (vea Design StoryBoards – Basic arriba) unidos durante un período de tiempo. El diseño se desarrolla de forma iterativa durante días, semanas, meses o, a veces, años, dependiendo de la escala del proyecto. Los ciclos pequeños de diseño operan dentro de ciclos más grandes, ampliando y ampliando a medida que avanza la iniciativa. Puedes incluir fácilmente más personas y más diversidad en el grupo de diseño para proyectos a gran escala. Puedes reflejar los giros y vueltas en un esfuerzo de transformación o innovación mediante una selección cuidadosa y ad-hoc de participantes (incluidos los “sospechosos inusuales”, quienes a menudo son la fuente de enfoques novedosos).
Lo que debes saber para implementar
esta versión
Especificaciones mínimas
- Invita a un equipo de diseño inicial a crear un plan detallado, que incluya señales visuales, sobre cómo interactuarán los participantes para lograr su propósito
- Una pared vacía con papel o soportes de papel rotafolio
- Post its o Cartas de Estructuras Liberadoras
- Un Design Storyboard en blanco (crea una hoja de cálculo como la que se muestra en materiales colaterales)
- Todos los involucrados en el diseño y la planificación del proyecto tienen la misma oportunidad de contribuir
- 1-2-4-All o 1-All, en ciclos rápidos para cada uno de los pasos mencionados abajo
- Determina la composición de un equipo de diseño que incluya a todas las partes interesadas relevantes, y reúnelos (la composición se puede ajustar ad hoc a lo largo del tiempo a medida que avanza el trabajo). (1 a 3 hrs)
- El equipo de diseño aclara el propósito general de la iniciativa (usa Nine Whys o una microestructura más elaborada según sea necesario). (1 a 6 hrs)
- Describe en detalle lo que sucede cuando las personas usan el producto, servicio o enfoque actual que desean transformar / mejorar. Es posible que deban utilizar un método como la Estructura liberadora llamada Simple Etnography para recopilar datos para una descripción precisa de esta experiencia de usuario actual. (6 hrs. a días o semanas)
- Con base en la experiencia de los usuarios, evalúa cómo el producto, servicio o enfoque actual tiene éxito y no logra el objetivo establecido. (3 hrs. a días)
- Reexamina y fortalece la declaración de propósito si es necesario. (1 a 6 hrs)
- Vuelve a examinar y decide quién necesita participar en el grupo de diseño central y quién debe participar parcialmente como equipo extendido para ayudar con la investigación de antecedentes o las pruebas de campo. (1 a 3 hrs)
- Haz una lluvia de ideas y describe microestructuras alternativas (tanto convencionales como liberadoras) que ayuden a lograr el propósito. (3 hrs. a días)
- Divide el esquema en pasos o fragmentos que puedan diseñarse y funcionar de manera independiente (no intentes armar un diseño integral desde el principio). (1 a 6 hrs)
- Determina un diseño para un paso, seleccionando microestructuras que sean adecuadas para lograr el propósito; elige una más para tener como respaldo. Repite y continúa con cada paso. (1 a 6 hrs)
- Decide si es factible o deseable alguna prueba o verificación del diseño. Considera realizar pruebas en olas y en diferentes configuraciones. (1 a 6 hrs)
- Implementa el primer paso en una configuración simulada o de campo. Continúa probando en condiciones más extremas
- Evalúa el primero y luego los pasos posteriores del diseño
- Repite el ciclo de diseño y refina el diseño para el siguiente paso, y así sucesivamente…
¿Por qué? / Propósitos
- Logra un avance significativo y duradero separándose de la realidad actual
- Proporciona suficiente tiempo para que los nuevos comportamientos tomen forma y se propaguen, expandiendo lo que otros creen que es posible lograr
- Evoca un propósito que sea claro para todos
- Hace que el trabajo en reuniones sea productivo y agradable para todos
- Da a todos la oportunidad de contribuir
- Fomenta la sinergia entre los participantes.
- Ayuda a todos a encontrar su papel en la creación del proceso de diseño
- Revela las debilidades de la práctica actual y permite salir de ella.
- Aprovecha todas las fuentes de conocimiento para la innovación (explícito, tácito, latente / emergente)
Sugerencias y trampas
Qué hacer y que no para sacar provecho a esta estructura
- Resiste el impulso de actuar y no escatimes en el tiempo dedicado a diseñar el guión gráfico y luego evaluarlo y ajustarlo
- Establece un equipo de diseño central y manten la puerta abierta a otros que quieran unirse
- ¡No olvides incluir usuarios!
- Comparte el diseño ampliamente
- Recuerda que un diseño permite improvisar a medida que avanzas: si un elemento de tu diseño no logra su propósito, acude al respaldo (o al respaldo del respaldo)
- Apunta a la luna con los pies firmemente en el suelo (es decir, anclados en la investigación de la experiencia del usuario)
- Usa íconos y bocetos para desarrollar rápidamente una comprensión compartida
Variaciones
Alternativas y agregados para que pruebes
- En lugar de focus groups con usuarios, invítalos a participar en el diseño de un guión gráfico para mejorar su experiencia con un producto o servicio
- Encuentra un facilitador gráfico o dibujante para ilustrar tu trabajo
Ejemplos
Cómo ha sido aplicada esta estructura
- Para rediseñar el intercambio de información y responsabilidades en el cambio organizacional
- Para pasar de una estrategia de mercado centrada en el producto a una centrada en el cliente
- Para reformular cómo la formación académica prepara a los estudiantes para la práctica en el campo
- El equipo de administración de Alison Joslyn utilizó Design StoryBoard para formular discusiones estratégicas y lanzar la «capacitación básica» de Liberating Structures para gerentes de producto y representantes de ventas
- Ver ejemplos en el Capítulo 7 del libro de LS, «De cadenas a guiones gráficos»
Atribución
Liberating Structure desarrollada por Henri Lipmanowicz y Keith McCandless.
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