El coronavirus Covid19 ha impulsado el trabajo desde casa de una manera impresionante y abrupta. Desgraciadamente, a la mayoría nos ha alcanzado desprevenidos. Sí, es cierto, muchas empresas tecnológicas venían teniendo uno o varios días de teletrabajo a la semana, pero no tenían una verdadera cultura de teletrabajo. Hemos pasado de una situación en la que todos o la mayoría de trabajadores estábamos sentados en la misma oficina, incluso unos al lado de otros, a una situación en la que no hay dos compañeros cerca uno de otro. La comunicación se ha vuelto digital.

En la mayoría de los casos, las llamadas telefónicas y las conferencias (o “calls”) grupales han sustituído la interacción cara a cara a la que estábamos acostumbrados. Sin embargo, no es raro ver un gato atravesar la pantalla, escuchar las carcajadas de un niño, que un chico se asome para preguntarle a su pareja si quiere un café, y toda clase de situaciones rocambolescas que no ocurrían antes en una oficina. Seamos sinceros, ¡esto que estamos viviendo no es teletrabajo 100% en remoto! ¡Esto no es lo que pedíamos cuando pedíamos el “full remote”! Esto es una situación especial que tenemos que afrontar de la mejor manera posible. Incluso deberíamos aprender de ella para lograr mejorar la experiencia de cara a ese futuro teletrabajo 100% remoto, esta vez, en mejores condiciones.

Estas mencionadas interrupciones se ven maximizadas cuando las comunicaciones y sincronizaciones grupales de los equipos y departamentos se centran en reuniones virtuales tipo asamblea, es decir, un grupo de gente conectados todos juntos a una misma sesión, normalmente con un facilitador o moderador. A eso se le suman, incidentes tipo: varias personas arrancan a hablar a la vez y se interrumpen el uno al otro, retardo en las respuestas de algunos participantes, pérdidas de concentración y atención, etc. ¿Qué podemos hacer para mejorar la experiencia de las sesiones en remoto? En mi propuesta de hoy, utilizar Estructuras Liberadoras (LS).

Hace un año aproximadamente introdujimos en el blog (mamaqueesscrum.com) la herramienta de las Estructuras Liberadoras o Liberating Structures (LS) que fomentan la participación y crean un espacio (o estructura) que favorece la inclusión y el compromiso de todos los participantes de la sesión.

Es cierto que muchas de las estructuras están pensadas para sesiones presenciales. Seguramente se requiera muchísima imaginación para diseñar un 25/10 Crowd Sourcing con todos los participantes distribuidos en diferentes localizaciones remotas. ¿Es un reto? 😏. Sin embargo, otras de las estructuras nos pueden ayudar de manera más o menos sencilla con el trabajo en remoto.

1-2-4-All

El ejemplo, quizás más claro, sea la estructura 1-2-4-All. Es una estructura ampliamente utilizada y mucha gente no sabrá que es una Estructura Liberadora, pero lo es.

Esta estructura nos permite hacer debate y cribado de ideas de una manera muy orgánica además que permite la participación de todo el mundo ¡nadie deja su idea sin comentar!

Ok, me has convencido, ¿cómo implemento la estructura 1-2-4-All?

¿Cómo hacer un 1-2-4-All?

La manera de implementar la estructura es:

• Cada participante tiene un tiempo (normalmente un 1 minuto) para pensar sus respuestas o ideas de manera individual. ¡No te saltes este paso, que si tenemos que improvisar las ideas mientras realizamos el siguiente punto el tiempo vuela!
• En parejas, durante el tiempo establecido (¿2 minutos?) se debaten las ideas de ambos participantes y se consensúa o cocrean las propuestas o ideas de la pareja.
• Cada pareja se junta con otra pareja y se repite el procedimiento: se seleccionan las ideas que representen al cuarteto o se crean ideas nuevas que incluyan las propuestas de ambas parejas. (4 minutos)
• Finalmente, se exponen las ideas de los cuartetos al grupo (5 minutos). Se puede repetir el ciclo para lograr más profundidad en las propuestas.

En ocasiones, se aprovechan los pasos para reducir el número de ideas totales del grupo y hacer una especie de ranking. Si el grupo es muy muy numeroso, se puede añadir un paso extra en el que se junten dos cuartetos en un octeto para debatir las ideas.

La estructura del 1-2-4-All es sencilla cuando estamos en la misma sala: moviendo las sillas o los participantes hacen los grupos. Ahora, ¿cómo podemos llevarla a lo digital?

Digitalizando el 1-2-4-All

Partimos de la comentada sesión en asamblea a través de una herramienta de conexión remota en la que todos los participantes están conectados de manera equivalente. Debería haber un facilitador que, no sólo nos ayude a llevar la sesión, sino que también ayude con la logística de la sesión remota. En ocasiones se utiliza el rol de “facilitador remoto” que, en la sombra, se centra en estos menesteres, liberando al facilitador de la sesión de ellos.

Hay herramientas como Zoom que permiten crear salas con subconjuntos de participantes y saltar “automáticamente” (la magia del facilitador remoto 😉) de una a otra cuando el tiempo ha vencido o se requiere por el flujo de la sesión.

Sin embargo, no es imprescindible una herramienta que tenga esta funcionalidad, se pueden crear salas de conversación paralelas en la mayoría de las herramientas de comunicación por videollamada. El handicap es silenciar el micrófono de todos los participantes en la sala principal para “no volvernos locos” con todas las conversación a la vez. Personalmente recomiendo mantener esta sala principal sin desconectarse para ayudar al facilitador la comunicación del progreso de los tiempos, del flujo de la sesión u otras instrucciones o aclaraciones pertinentes.

Troika Consulting

En el blog ya os hablamos de cómo implementar la estructura de Troika Consulting en una retrospectiva. Ahora que nos hemos animado a probar las estructuras liberadoras con diferentes salas en nuestras sesiones remotas, podemos realizar otras estructuras un poco más complejas como esta, en este caso, con grupos de tres participantes.

Si bien perderemos la parte física del ejercicio: el darse la vuelta y sólo escuchar; se puede simular apagando el micrófono y la cámara del participante que ejerce de cliente mientras los que ejercen de consultores debaten y proponen, para que de esta manera sólo esté de oyente y no de feedback a la conversación de los consultores.

Esta estructura de Troika Consulting se puede utilizar en muchas situaciones diferentes, en una retrospectiva como en el ejemplo, para pedir ayuda, cuando estamos bloqueados o atascados, para pedir opiniones, para incluir en el proceso de desarrollo a compañeros o expertos de otros campos de conocimiento, en la creación de productos, como rompehielos, etc.

Otras estructuras

Aquí os hemos propuesto un par de estructuras para añadir al trabajo en remoto, pero recordemos que hay más de 33 estructuras diferentes (33 son las estructuras del libro y la comunidad ha ido creando estructuras nuevas) que puedes probar.

¿Ya usaste la Troika Consulting y no quieres repetirla tanto? ¿Qué tal un Appreciative Interviews? ¿Y un Conversation Cafe?
¿Te gustaría profundizar más en la resolución de problemas? Prueba un 9 Whys.
¿Buscas otra manera de reducir las opciones? ¡15% Solutions te puede ayudar con esto!
Como se puede observar ¡en la imaginación está el límite! ¿Habéis probado alguna otra Estructura Liberadora en sesiones remotas? ¿Te ha llamado la atención alguna de las propuestas y te vas a animar? ¡Cuéntanoslo en comentarios o en las redes sociales!