Ecocycle Planning
Analiza por completo el portafolio de actividades y relaciones para identificar obstáculos y oportunidades de progreso.
95 min – Analizar | Estrategizar
¿Qué se logra?
Es posible eliminar o mitigar «cuellos de botella» usuales, que sofocan el desempeño, revisando el portafolio de actividades del grupo, identificando elementos que están impidiendo los recursos necesarios, y cuales están generando rigidez, dificultando el progreso. El Ecocyle posibilita filtrar, priorizar y planificar acciones con todos los involucrados en las actividades al mismo tiempo, en contraposición a la manera convencional -en grupos pequeños y entre cuatro paredes-.
Adicionalmente, el Ecocycle ayuda a todos a ver el bosque y los árboles -pueden ver en dónde encajan las actividades en un contexto amplio-. Invita a los líderes a enfocarse en destrucción creativa y renovación, adicional a los focos usuales como crecimiento o eficiencia. Estimula la agilidad, la resiliencia y el desempeño sostenido, incluyendo las cuatro fases del desarrollo en el proceso de planificación.
Lo que debes saber para implementar
esta estructura
Especificaciones mínimas
- Invita al grupo a ver, organizar y priorizar sus actividades actuales usando cuatro fases de desarrollo: nacimiento, madurez, destrucción creativa y renovación
- Invita al grupo a generar acciones que: aceleren el crecimiento durante la fase de nacimiento; extiendan la vida o incrementen la eficiencia durante la fase de madurez; permitan dejar atrás prácticas rígidas durante la fase de destrucción creativa; y conecten personas creativas o preparen el terreno para que nazcan cosas nuevas en la etapa de renovación. La personalidad del líder en cada fase puede ser caracterizada como emprendedor, gerente, hereje y socializador
- Un espacio con una pared plana amplia y espacio abierto para que los participantes se pongan de manera cómoda en frente a la pared
- Sillas para que las personas se sienten en grupos de 4, con o sin mesas redondas pequeñas
- Una guía de ecociclo individual para cada participante y uno tamaño poster para colocarse en la pared
- Notas adhesivas para cada actividad
- Todos los involucrados en hacer el trabajo están incluidos, todos los niveles y funciones
- Todos tienen igual oportunidad para contribuir
- 1-2-4-All
- Grupos pequeños para los accionables
- Presenta la idea de Ecocycle y entrega la guía individual en blanco a cada participante. (5 min)
- Pídele a los participantes que generen sus listas individuales de actividades: “Pensando en tu grupo de trabajo (departamento, área, organización, etc.), haz una lista de todas las actividades (proyectos, iniciativas) que ocupan tu tiempo”. (5 min)
- Pídeles que trabajen en pares para decidir dónde colocar cada actividad en el Ecocycle. (10 min)
- Invítalos a formar grupos de cuatro y finalizar la colocación de las actividades en el Ecocycle. (15 min)
- Solicita a cada grupo que ponga sus actividades en notas adhesivas y a crear un mapa de todo el grupo, pidiéndoles que pasen al mapa de la pared a colocar sus actividades. (15 min)
- Invita a cada grupo a alejarse un poco del mapa y procesar los patrones que ocurrieron colocando las actividades. Pídeles que se enfoquen en todas las actividades donde hubo consenso sobre su posicionamiento. Preguntales: “¿Qué actividades necesitamos destruir creativamente o detener para seguir adelante?¿Qué actividades necesitamos aumentar o empezar para avanzar?”. (15 min)
- En grupos pequeños, para cada actividad que debemos detener (aquellas que están en la trampa de rigidez), creemos un plan de acciones o “primer paso”. Toma 10 minutos o más dependiendo de la cantidad de actividades y grupos
- En grupos pequeños, por cada actividad que debemos iniciar o fondear (actividades que están en la trampa de pobreza), crea un plan de acciones o “primer paso”. Toma 10 minutos o más dependiendo de la cantidad de actividades o grupos
- Pídele ahora al grupo que se enfoque en las actividades en las que no hay consenso. Haz una ronda rápida de conversación, buscando darle sentido a la diferencia en posicionamiento de las actividades. Cuando sea viable, crea accionables para cada uno. (10 min)
¿Por qué? / Propósitos
- Establece prioridades
- Balancea el portafolio de estrategias
- Identifica desperdicios y oportunidades de liberar recursos
- Trae a la mesa y escuchar todas las perspectivas al mismo tiempo
- Permite crear resiliencia y asimilar las disrupciones, reorganizando los programas
- Muestra la película completa, el bosque y los árboles
Sugerencias y trampas
Qué hacer y que no para sacar provecho a esta estructura
- No hagas tu primer Ecocycle Planning con el portafolio completo de estrategias de la organización. Empieza con un programa más simple, algo tangible con experiencia compartida
- Recuérdale a los participantes que todas las fases del Ecocycle deben ser parte de una organización saludable
- Sé preciso en el ámbito o en el tipo de actividades que están siendo consideradas para la actividad
- Revisa con el grupo para que estén en el mismo dominio y misma escala
- Incluye puntos de vista internos y externos a la organización o función (diversidad en los participantes y clientes podrían ayudar)
- Preparar y establecer un criterio específico para cada cuadrante puede ayudar o interferir
- No tengas miedo de hacer una segunda ronda
- Identificar las trampas de pobreza y rigidez, además de establecer conexiones entre las distintas actividades con estas “etiquetas”, es la base para la búsqueda de soluciones
Variaciones
Alternativas y agregados para que pruebes
- Pídele a los participantes que hagan una lista de todas sus relaciones importantes con clientes externos/proveedores y clientes internos (adicional a sus actividades), para colocarlos igualmente en el Ecocycle. Solicítales evaluar sus relaciones con las mismas preguntas usadas para las actividades e incluirlas en las últimas cuatro fases del proceso de Ecocycle Planning
- Únelo en una cadena con Panarchy, 1-2-4-All, WINFY y Open Space
- TRIZ puede ayudar a profundizar el cuadrante de destrucción creativa
- Úsalo en grupos virtuales pidiéndole a los participantes que coloquen sus evaluaciones del Ecocycle con un punto en la pizarra, posteriormente conversen en pares y con todo el grupo sobre los patrones que emergen. Antes de entrar en la fase de colocar las actividades en el mapa global, usa 1-2-All para construir un entendimiento común. Vas a necesitar acordar una lista común de actividades y relaciones que ayuden a simplificar el mapeo. Revisa y ordena las respuestas con una pizarra y una persona con el rol de “sintetizador”. No te preocupes si no es perfecto las primeras rondas. Las sesiones virtuales pueden profundizar o complementar los intercambios cara a cara
- What, So What, Now What? y 25/10 Crowd Sourcing pueden ayudar
Ejemplos
Cómo ha sido aplicada esta estructura
- Para una revisión del portafolio de un departamento de tecnología de la información
- Para ayudar a ejecutivos y académicos a transformar su aproximación a la educación (evaluar tanto el histórico, como las propuestas de cambio)
- Para planificar cambios de vida de una persona, revisando las actividades y moldeando próximos pasos
- Para acelerar el desempeño de un equipo de ejecutivos, que están pasando por un proceso de integración con una compañía recién adquirida (revisando la mezcla de dos líneas de producto y oportunidades de investigación)
Atribución
Liberating Structure adaptada por Henri Lipmanowicz y Keith McCandless de la profesora Brenda Zimmerman www.change-ability.ca y los ecologistas de http://www.resalliance.org
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